Nach der Bewerbung

Eine gute Bewerbung führt bestenfalls zu einer Einladung zu Vertragsverhandlungen zwischen den Projektpartnern und des Zuschussgebers.

Die Vertragsverhandlungen

Eine Einladung kann nicht als verbindliche Zusage betrachtet werden, jedoch ist es der letzte Schritt auf dem Weg zu einer endgültigen Zusage zur finanziellen Unterstützung. Dann beginnt die eigentliche Durchführung des Projekts und die Ausführung der im Antrag beschriebenen Aufgaben, sowie Projekt-Management und die Verwaltung von Projekt-Ressourcen und Terminen.

Nach einer erfolgreichen Bewerbung werden Sie zusammen mit Ihrem Konsortium eingeladen zu Vertragsverhandlungen. In den Vertragsverhandlungen verpflichten sich die Vertragspartner in Bezug auf die Aufgaben, Finanzen und intellektuelle Eigentumsrechte. Normalerweise werden zwei Vereinbarungen getroffen, zum einen zwischen den Partnern und zum anderen mit dem Zuschussgeber:

• Verhandlung mit dem Zuschussgeber fokussieren sich auf das vorhandene Budget und Projektaktivitäten, dies könnte ggf. eine Reformulierung und/oder genauere Beschreibung der Bewerbung veranlassen. Darüber hinaus ist eine Partnerschaft dringend notwendig um den Anforderungen des Zuschussgebers der Behörde zu erfüllen.
• Der Partnerschaftsvertrag deckt die internen Verpflichtungen zwischen den Parteien, einschließlich Wirtschaftlicher Aspekte und intellektuelle Eigentumsrechte.

Projektmanagement und Verwaltung

Da es sich um Zuschüsse durch öffentlichen Fördermittel handelt, gibt es Anforderungen bezüglich einer strengen Verwaltung der zugewiesenen finanziellen Mittel und deren Verwendung. Projekt-Management und eine gründliche Verwaltung sind die Voraussetzung für eine effektive und erfolgreiche Umsetzung des Projekts.

Die Projekte werden immer unter dem Prinzip "comply or explain" durchgeführt (Einhalten oder Erklären). Dies bedeutet, dass durch eine erfolgreiche Durchführung und Einhaltung der im Projekt beschriebenen Ziele, keine bis geringe Störungen des Projektplans durch den Zuschussgeber auftreten. Falls es jedoch im Gegensatz zu diesem Idealbild zu erheblichen Abweichungen des Projektplans und Budgets kommen sollte, müssen diese Abweichungen gegenüber des Zuschussgebers offenbart und erklärt werden.

Man solle davon ausgehen, dass zwischen 5-10% des Projektbudgets für Verwaltung und Projektmanagement benötigt werden. Dadurch, dass dies ebenfalls eine Anforderung des Zuschussgebers ist, sind alle Projektkosten zu 100% gedeckt.

Das aktuelle Budget und Nacharbeiten müssen als Bericht bei dem Zuschussgeber in den vereinbarten Abständen eingereicht werden, in der Regel in halbjährliche Abständen.